Numérisation des documents : des processus issus de la pratique

Numérisation des documents : des processus issus de la pratique

La numérisation : impossible de s’en passer ! Mais que peut-on numériser, avec quels outils – et de préférence à moindre coût ? A quoi faut-il être attentif ? Interviewé, le consultant en numérisation Markus Humpert explique pourquoi et pour qui Chatbots, Cloud Computing et lunettes de réalité virtuelle peuvent être des choix bénéfiques.

Monsieur Humpert, la numérisation est-elle devenue incontournable ?

Absolument. La numérisation constitue désormais la base de l’innovation et le facteur clé de l’optimisation des process de travail. De nos jours, les entreprises les plus lucratives ne possèdent plus d’usine : elles gagnent leur argent grâce aux informations qu’elles récoltent sur les milliards de clients qui utilisent leurs services plusieurs heures par jour. Il y a deux milliards de smartphone en circulation dans le monde – des services comme Google, Facebook et Uber sont ainsi omniprésents dans le quotidien de la majorité des gens. Ces évolutions changent radicalement nos modes de communication et la valorisation des entreprises.

Quels sont les process d’entreprise qui peuvent être optimisés par la numérisation ?

La méthode la plus simple est de commencer par l’optimisation des process demandant un investissement manuel notable. Vous pourrez alors très facilement réduire les coûts, les délais et augmenter la qualité grâce à l’automatisation des tâches. L’important  n’est pas de simplement transposer point par point un process manuel vers une technologie numérique, mais bien de réfléchir à la manière d’optimiser ce process en globalité.

Pouvez-vous citer des exemples pratiques ?

Partout où l’on communique encore par écrit, il est possible de mettre en pratique des technologies digitales. C’est par exemple le cas pour les interfaces de communication avec les clients : s’ils entrent leurs informations via un formulaire numérique, ces dernières peuvent immédiatement être validées. On peut encore par exemple réduire les délais de traitement des process plus standard, comme le calcul des frais de déplacement. Et dans le cadre de la collaboration interne, les salles de réunion numériques, les bases de données et les outils de chat comme ‘Skype’ offrent une réelle valeur ajoutée.
Vous savez, dans leur quotidien, les salariés dépendent de la rapidité de diffusion de l’information. Par exemple, si votre client peut en temps réel avoir accès à l’état de votre stock et lancer sa commande en quelques clics, l’efficacité du process mis en place lui procurera une entière satisfaction. Aujourd’hui, les systèmes ERP modernes constituent une excellente base d’implémentation et de contrôle des process de travail. Les documents n’ont plus à être échangés un nombre incalculable de fois : le Cloud vous permet de voir en temps réel ce qu’écrivent vos collègues et de réagir sans perdre de temps.

Qu’en est-il des coûts ?

Grâce au Cloud Computing, c’est-à-dire à l’utilisation de ressources informatiques via internet, les petites et moyennes entreprises peuvent exploiter une technologie aussi performante que celle des grands groupes. Elles ne sont plus contraintes d’investir des sommes considérables dans le hardware et les licences. Cela accroit énormément le niveau de sécurité et de performance. Il existe de très nombreuses solutions – du simple utilitaire de traitement de texte aux solutions d’archivage de documents et autres applications spécifiques complexes.

Il existe un large choix d’outils et de technologies. Quels sont les plus importants ?

Pour les petites et moyennes entreprises, « l’intelligence artificielle » est de plus en plus importante dans le domaine de la communication. Ainsi, les « chatbots » peuvent interagir avec les clients de manière indépendante, ce qui est surtout utile pour le traitement des demandes standard. Mais le thème des « big-data » est lui-aussi omniprésent : il est ici important de réfléchir, soit en interne soit en collaboration avec un consultant en Data-Science, à la manière de générer de nouvelles conclusions en exploitant les données existantes. Cette démarche peut s’avérer utile dans beaucoup de domaines. Par exemple,  des analyses en amont pourraient générer une maintenance préventive des machines en parc, prévenant ainsi tout risque d’immobilisation.

Quels sont les risques à évaluer ?

La protection des données et la sécurité informatique sont les sujets majeurs pour les entreprises. Je peux néanmoins lever l’alerte sur les services du Cloud : comme pour la plupart des applications logicielles, les risques principaux résident dans le manque de formation des employés et dans la défaillance des politiques locales de sécurité. Mais il existe là encore des outils pratiques qui permettent, par exemple, de gérer correctement les mots de passe et de les modifier régulièrement.

Vers quoi s’oriente l’épopée numérique, et quelles seront les futures technologies et applications ?

Les domaines de la «réalité virtuelle» et de la «réalité augmentée» connaissent une forte évolution, c’est-à-dire qu’ils combinent aujourd’hui réalité analogique et informations capitales . Par exemple, l’employé d’un centre logistique peut utiliser des lunettes de réalité virtuelle pour afficher les informations de ses différents colis. Il n’a donc plus besoin de scanner manuellement chaque colis : ce process est remplacé par un simple geste. Cette technologie va se révéler précieuse pour beaucoup d’entreprises. Il pourrait donc être utile d’acheter des lunettes de réalité virtuelle à vos salariés pour qu’ils puissent expérimenter les différents horizons qui s’ouvrent à eux.

Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à ce changement ?

Elles doivent être prêtes au changement, elles doivent avoir envie de s’adapter aux nouvelles technologies et de les implémenter au bénéfice de leurs clients. La souplesse des process est essentielle. Il est également utile de capitaliser sur le pouvoir d’innovation des start-up pour accéder aux toutes dernières applications. Et j’ajouterais que la vie professionnelle est en pleine mutation. Les 40 ans de carrières auprès du même employeur ou les journées de travail de huit heures vont devenir de plus en plus rares.

Les solutions proposées par TA Triumph-Adler  dans les domaines de la numérisation et de l’automatisation vous aideront à entrer facilement et rapidement dans le monde digital.

L’invité :

Markus Humpert,
fondateur de « re:box », un modèle de leasing pour du matériel créatif destiné aux Ateliers de Conception, et consultant indépendant dans la secteur de la numérisation

Parcours :

Markus Humpert a précédemment exercé la fonction de chef de la division Transformation Numérique auprès de l’association „Bitkom“. Avec son équipe, il était responsable des activités liées aux thèmes de la mobilité, e-santé, e-tourisme, FinTech, écosystèmes numériques, changement culturel et PME.

2018-03-23T11:24:34+02:00