Prêt pour le RGDP ? Les solutions GED peuvent vous aider

Prêt pour le RGDP ? Les solutions GED peuvent vous aider.

Prêt pour le RGDP ? Les solutions GED peuvent vous aider

Comment exploiter avec succès les systèmes de gestion électronique de documents (GED) dans le quotidien de l’entreprise ? Et comment les solutions GED aident-elles à observer le règlement de base sur la protection des données (RGDP-UE) ? Olaf Stammer (Responsable Marketing Solutions) et Frank Dembach (Directeur des Ventes Nationales, Solutions IT & Consulting) chez TA Triumph-Adler nous éclairent.

Le sujet de conversation favori de Frank Dembachs et Olaf Stammer ? L’efficacité en matière de gestion électronique des documents. Ces deux experts TA Triumph-Adler conseillent les clients depuis de nombreuses années. Leur leitmotiv : « il est aujourd’hui indispensable que les informations et les documents soient rapidement disponibles ». Le principe : l’efficience du déroulement des processus de création, de distribution et de stockage de documents rend l’entreprise nettement plus compétitive. Olaf Stammer explique qu’avec l’entrée en vigueur du RGDP (règlement Européen sur la protection des données personnelles), les interrogations au sujet des données informatiques sont exponentielles, raison pour laquelle l’introduction d’un système de gestion électronique de documents peut être plus utile que jamais – mais nous reviendrons plus tard sur ce point. Examinons d’abord la question suivante : comment une GED peut-elle supporter les équipes dans leurs tâches quotidiennes ?

Introduction à la gestion numérique des documents

Les deux spécialistes précisent que les entreprises ont tout lieu de vous réjouir : si le sujet « gestion numérique » leur évoque des frais importants, beaucoup de travail et plusieurs journées de formation du personnel, ils se trompent ! « Les mauvais investissements constituent toujours un très grand problème, et nous dissipons ici la crainte des entreprises », déclare F. Dembach. « Un système de gestion électronique des documents n’a rien de comparable avec une voiture neuve, et c’est pourquoi son coût peut être perçu comme excessif », remarque-t-il. Il existe un produit d’entrée de gamme qui peut être opérationnel très rapidement. Et qui veut ajouter des fonctionnalités supplémentaires à son équipement de base, peut le faire.

Pilotage efficace des processus documentaires

« S’organiser revient à se simplifier la vie – ce principe s’applique parfaitement à la jungle des documents d’entreprise », déclare Olaf Stammer. « Un employé passe 142 heures par an à classer et à chercher ses documents – un nombre qui reste bien trop élevé » ! Dans bon nombre d’entreprises les documents circulent encore en version papier, ce qui explique la lenteur des processus : un document peut rester un certain temps posé sur un bureau alors que personne ne sait qui l’a en main. « Et c’est exactement là où les systèmes de gestion électronique des documents ont leur utilité », déclare l’expert en la matière. « Cela revient à prendre un document et à le mettre dans une chemise de circulation virtuelle, qui peut alors être placée et traitée simultanément par plusieurs personnes. Vous réalisez ainsi une économie de temps considérable ». Cette plus-value peut d’ailleurs être appliquée dans tout processus opérationnel : factures, données de livraison, candidatures, etc.

Gestion de données en conformité avec le RGDP

Comment une solution logicielle peut-elle contribuer à rendre le traitement des données et des documents conforme au RGDP ? « En matière de protection des données, cette solution aide à éviter les risques », déclarent les deux experts TA. « Les solutions GED permettent en effet de se conformer plus facilement aux exigences et aux règles du RGPD ». Comment cela fonctionne-t-il ? « On peut dire que c’est une combinaison rêvée, puisque avec la GED tous les contenus de l’entreprise sont à la fois en lieu sûr et accessibles en permanence. » De cette manière, une entreprise peut facilement gérer et diriger ses informations par le biais de sa GED, conformément à ses directives et procédures.

«Autres points essentiels : les droits d’accès aux données et la valeur probatoire des documents. Un système de gestion électronique des documents procure une structure rigide permettant de stocker toute information et de fournir des preuves à tout moment. En outre, il permet de régler dans le détail les autorisations d’accès aux données», indique Olaf Stammer. « Par conséquent, chacun ne voit que ce qu’il a vraiment le droit de voir ». Frank Dembach ajoute : « la plupart des entreprises utilisent des fichiers dans lesquels tout est stocké sans la moindre structure et, le plus souvent, sans gestion de droits. Cela signifie que tout le monde peut accéder aux données clients, aux données fournisseurs, etc. Or justement ces droits d’accès peuvent être restreints et contrôlés avec un système GED». Une GED permet de plus de surveiller très facilement les durées de contrats et de supprimer systématiquement des documents grâce à une alerte automatique lorsque, par exemple, le délai de suppression a expiré. «C’est ici une différence majeure avec un classement dans de simples fichiers, qui ne permettent pas la gestion de ces points essentiels».

Bon à savoir : les systèmes GED sont compatibles avec tout secteur d’activité et peuvent être utilisés par des tous types d’entreprises. « Au sens large, on parle de gestion de l’information, donc de la gestion des données en toute sécurité », dit Frank Dembach, « et ce que vous soyez un chantier naval ou une agence de publicité – ce qui compte en définitive, c’est de disposer d’un flux d’information clair et visible. C’est essentiel, parce que c’est la seule manière de travailler conformément au RGDP ».

Aperçu des principaux avantages

Les éléments auxiliaires essentiels des systèmes GED sont comparables à différents tiroirs : « le plus important », dit Frank Dembach, « c’est que vous puissiez trouvez les informations rapidement. De nos jours, la quantité et la complexité des informations augmentent sans cesse, et c’est pourquoi il devient toujours plus important de travailler de manière compréhensible. Il est tout aussi crucial de pouvoir accéder aux documents dont on a besoin, et donc que les autorisations d’accès soient clairement définies. Enfin, il est important de respecter les délais, en particulier pour le suivi des contrats ». Ces « tiroirs » sont utilisables pour tous les processus d’entreprise : « depuis le traitement des réclamations jusqu’aux curriculums vitae de nouveaux employés, tout peut être traité et sécurisé rapidement et conformément aux exigences légales », résume Olaf Stammer.

Les deux experts pourraient-ils travailler sans gestion électronique de documents ? « Voilà longtemps que nous ne pourrions plus. Par exemple, en tant que directeur commercial, quand je reçois une demande d’un client de Munich, le système me permet de répondre instantanément. A l’inverse, si je devais d’abord écrire un mail interne et attendre une quelconque confirmation, je perdrais plus de temps ».

Adieu armoires de classement – bonjour l’avenir !

Introduction simplifiée à la gestion électronique des documents : « TA GEIDE » est une solution 100% cloud – un véritable outil de gestion permettant d’optimiser le quotidien de chacun. La solution TA GEIDE permet une installation rapide, une maintenance et une mise à jour facilitées et donc une maîtrise des coûts informatiques pour une entreprise. Grâce à une interface simple, claire et une prise en main immédiate, tous les documents de l’entreprise sont accessibles à partir d’une simple connexion internet sécurisée. L’application s’adapte entièrement à votre méthode de travail. Enfin, TA GEIDE est conforme aux normes imposées par le RGPD.

Retrouvez plus d’information sur TA GEIDE

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L’invité :

Olaf Stammer
Responsable Marketing Solutions chez TA Triumph-Adler GmbH

Activité :

Supervise les produits de la gamme Solutions

L’invité :

Frank Dembach
Directeur Commercial National, Solutions IT  et Consulting chez TA Triumph-Adler GmbH

Activité :

A démarré dans la vente de solutions logicielles en 2006 et occupé plusieurs postes de gestion de grands comptes, avant de devenir responsable des ventes

2018-05-29T14:45:41+00:00