Scanner de bureau :
comment l'utiliser ?

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Le scanner aide l’entreprise à gérer ses fichiers et à stocker les documents importants sous forme numérique. Grâce au logiciel fourni avec le scanner, il est possible de convertir les anciens fichiers papier en fichiers numériques. Ce processus est appelé « numérisation » et permet de gagner de l’espace. La numérisation simplifie la recherche d’informations en cas d’urgence. En d’autres termes, les entreprises ne peuvent pas se passer d’un scanner de documents, un appareil nécessaire pour réaliser des opérations quotidiennes. Le scanner est donc indispensable, à condition de disposer du bon type d’équipement. Grâce à un scanner efficace, il ne faut que quelques minutes pour réaliser la numérisation d’un document. On trouve dans le commerce différents types de machines : le scanner portable ou fixe, le scanner avec connexion USB, Bluetooth ou Wifi. Quel scanner de bureau choisir ? Comment le connecter à un ordinateur ? Faisons le point.

 

Quels sont les différents types de scanners de bureau ?

Les scanners professionnels d’entreprise fonctionnent de manière optimale pour la conversion de documents à grande échelle. Un scanner est capable de capturer facilement les informations contenues dans des documents de bureau standard. Les documents commerciaux tels que les factures, les reçus ou même les lettres peuvent être convertis en copies numérisées instantanément, ce qui facilite leur organisation et leur stockage. Par conséquent, ces machines offrent aux entreprises de toutes tailles un moyen utile de traiter leurs tâches administratives plus efficacement, tout en leur permettant de réaliser des économies.

Il existe plusieurs types de scanners, notamment les scanners de documents dédiés, les scanners à plat et les scanners à feuilles. Pour les entreprises, les scanners de documents dédiés offrent le plus d’avantages. Les scanners de documents dédiés n’ont pas besoin d’être remplacés aussi souvent que les autres types de scanners, car ils ne numérisent que du papier. On trouve également dans le commerce l’imprimante compacte.

En général, les scanners de qualité professionnelle sont plus rapides que les scanners de qualité grand public. Ils sont également conçus pour numériser des papiers plus épais ou plus lourds, tels que des documents juridiques par exemple.

Qu’en est-il de l’imprimante multifonction avec scanner ?

L’imprimante scanner est un équipement multifonction, proposant d’imprimer et de numériser les document. Une imprimante multifonction avec scanner est une imprimante qui possède les fonctions combinées d’un copieur et d’un scanner. L’imprimante multifonctionnelle avec scanner présente de nombreux points positifs, par rapport aux imprimantes traditionnelles. Le principal avantage est que vous pouvez économiser de l’espace en mettant plusieurs dispositifs dans un seul appareil. Le gain de place est une notion très intéressante, notamment pour les petites structures. L’imprimante multifonction avec scanner offre également différents types de connectivité aux appareils compatibles, ce qui vous permet d’imprimer de n’importe où, y compris des smartphones et des tablettes.

Quels sont les avantages d’un scanner de bureau ?

Les entreprises choisissent les scanners de bureau pour un certain nombre de raisons, notamment :

  • L’efficacité des scanners de bureau. La numérisation avec un scanner de bureau est plus rapide que l’envoi des fichiers au service d’impression. Cela fait gagner du temps et permet aux employés de se consacrer à des tâches plus importantes.
  • Les économies réalisées grâce à un scanner de bureau. Les documents expédiés par voie postale sont généralement associés à des frais de port élevés.
  • Les scanners de bureau permettent d’améliorer la sécurité. Les documents enregistrés électroniquement peuvent être sauvegardés beaucoup plus facilement que les documents physiques, grâce aux scanners de bureau.

Comment connecter un scanner de bureau ?

Le scanner portable ou fixe est un outil numérique facile à utiliser et à connecter à un ordinateur via un câble USB, la technologie Bluetooth ou Wifi. Comment procéder ? C’est ce que nous allons voir.

  • Connecter un scanner portable ou fixe via un câble USB. L’utilisateur n’a qu’à brancher l’appareil dans le port USB de l’ordinateur.
  • Connecter un scanner via la technologie Bluetooth. Tout d’abord, assurez-vous que le scanner et l’ordinateur auquel il va être connecté prennent tous deux en charge le protocole de communication Bluetooth. Activez ensuite le pairing sur le scanner. Votre ordinateur doit normalement le détecter et vous proposer de vous connecter à l’appareil. L’avantage du scanner de documents Bluetooth réside dans l’absence de câble USB, vous permettant ainsi de le transporter plus facilement.
  • Connecter un scanner portable ou fixe en Wifi. Il vous suffit de disposer d’un routeur sans fil auquel vous pouvez connecter votre imprimante ou votre scanner, puis d’utiliser n’importe quel programme vous permettant de numériser depuis votre ordinateur. Là encore, l’absence d’un câble USB permet à l’utilisateur d’emporter le scanner partout.

Scanner de bureau : pour qui ?

La numérisation de document est une tâche qui s’effectue quotidiennement par la plupart des services de l’entreprise, notamment ceux dédiés à l’administration ou la comptabilité. Le scanner est donc indispensable, quelle que soit la structure. Pour les besoins de votre entreprise, vous recherchez un scanner profitant d’un bon rapport qualité prix ? Alors, faites appel à Triumph Adler !